郵便局の個人情報の廃棄方法〜溶解処理について【メリットが逆効果？】

日本郵便が取引をした7万人近くの顧客の個人情報を紛失したことを発表しました。

情報によると紛失という報道ではあるものの、正確には紛失ではなく誤って廃棄したということらしいのです。

ほぼ全ての日本人が、一度は郵便局を利用しているはずです。今回の事件で自分の個人情報が、どのように管理され廃棄されているのか不安になった方も多いのではないでしょうか？

このサイトでは、日本郵便での顧客情報の取り扱いと廃棄方法について取り上げます。

ぜひ参考にしてください。

郵便局の個人情報の廃棄方法について

日本郵政では、郵便・貯金・保険を扱っている観点から顧客の個人情報を取り扱う場面が多いといえます。そのような職種柄個人情報の取り扱いは厳重にしていたことが公式ホームページのプライバシーポリシーからも分かります。

当グループは、取り扱う個人情報の漏えい、滅失またはき損等を防止するため、適切な安全管理措置を講じます。また、従業者や委託先等について適切に監督いたします。

このような体制の中、なぜ今回個人情報を紛失してしまったのか疑問に感じるところです。

今回の報道では、日本郵政の社内規定で義務付けられている10年の保存期間が過ぎる前に廃棄した可能性が高いとのこと。

廃棄ということは、紙ベースでデータを保管していたことが想像できます。

私個人年しては、情報社会である現代において、そのような顧客情報管理をされていることに驚きを感じます。

郵便局は歴史のある組織ですので、その体制を変えていくのも難しいのかもしれません。

もし、データで管理していたら誤って廃棄するというミスはなかったかもと考えるのは私だけでしょうか。

日本郵政グループ(郵便局・日本郵便・ゆうちょ銀行・かんぽ生命)では、機密文書の処分について入札によって業者依頼をしているようです。

通常、書類の処分方法にはシュレッダー処分と溶解処理があります。日本郵政が依頼していた処理方法は溶解処理のようです。

溶解処理のメリットは、ホチキスやクリップ・閉じ紐の有無を機にすることなく段ボールのまま廃棄することができることです。

大量の書類だったとしても、溶解処理なら一気に廃棄処理できることが溶解処理の最大のメリットです。

ですが、いっぺんに処理できるというメリットが、今回は仇となったようです。

今回は、日本郵政における機密文書の取り扱いについて取り上げてみました。

処理については、処理専門業者からの入札受けて委託しているようですが、保管については紙で残しているその管理について疑問を感じる結果となりました。

処理方法については溶解処理による方法ですが、今回の機密文書の誤廃棄の理由の一つだと考えられます。

日本郵政の今後の体制強化について期待したいですね。

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